Bereits am Dienstag, den 10. März, hatte die Geschäftsführung von MONOBUNT beschlossen, den laufenden Betrieb aufgrund der damals erst drohenden Coronavirus-Krise auf Homeoffice umzustellen. Damit waren wir hierzulande mit Sicherheit eines der ersten Unternehmen überhaupt, denn zu diesem Zeitpunkt gab es lediglich eine erste Empfehlung der Bundesregierung aber noch keine Maßnahmen oder Beschlüsse.
Erste Bilanz nach zwei Wochen Homeoffice
Für die meisten Angestellten von MONOBUNT ist der heutige Montag bereits der 9. Arbeitstag im Homeoffice.
Telearbeit (wie die gesetzliche Bezeichnung lautet) ist für viele von uns ohnehin nichts Neues. ProjektmanagerInnen und der Vertrieb sind es gewohnt, mobil zu sein, da wir für unsere Kunden regelmäßig bei Workshops, Schulungen und anderen Terminen vor Ort sind. Lediglich für unser Sekretariat sowie unsere Entwickler und DesignerInnnen stellt die Telearbeit größtenteils eine Premiere dar. Auch sie wurden vorübergehend mit Notebooks ausgestattet, um während der COVID-19-Krise von daheim aus arbeiten zu können.
3CX, Kollaborationstools und VPN vereinfachen den Arbeitsalltag
Zu wie vielen Prozent kann ein Mitarbeiter von MONOBUNT seine Aufgaben von daheim aus erfüllen?
Die Antwort lautet: zu 100%.
Wir verwenden schon seit Jahren eine Software-Telefonanlage (3CX), wodurch es im Büro schon lange keine physischen Telefone mehr gibt. Diese Software kann auf jedem Rechner oder Notebook verwendet werden, daher spüren wir hier im Homeoffice-Betrieb auch keinen Unterschied zu vorher. Alle MitarbeiterInnen sind mit einem Headset ausgestattet, welches auch für Videocalls verwendet wird.
Alle Arbeiten und Aufgaben werden mithilfe einer Projektmanagement-Software angelegt, strukturiert und zugeteilt. So können alle Beteiligten von überall Deadlines und wichtige Aufgaben im Auge behalten. Außerdem können Materialien (Bilder, PDF-Dokumente usw.) hochgeladen werden und durch die Kommentier-Funktion können Unklarheiten aus der Welt geschafft werden und der Workflow kann beschleunigt werden.
Über eine sichere VPN-Verbindung (Virtual Private Network) können unsere MitarbeiterInnen auch jederzeit auf unseren Server zugreifen, was vor allem für größere Dateien notwendig ist. Dies trifft vor allem auf Designarbeiten (wie etwa Photoshop-Dateien) zu.
Das Leben in der Cloud
Früher hat man sich Microsoft Office, Adobe-Produkte oder auch andere Software einmalig gekauft und konnte diese dann unbegrenzt nutzen – aber nur auf einem Rechner. Doch mittlerweile sind schon seit Jahren beinahe alle essentiellen Software-Produkte als Cloud-Lösungen konzipiert. Dies hat den großen Vorteil, dass man eine Lizenz auch auf mehreren Geräten verwenden kann – einfach indem man sich in seinen Account einloggt.
Doch nicht nur bei Microsoft und Adobe spielt dies eine Rolle. Über den G Suite Account von MONOBUNT kann jeder Mitarbeiter von überall auf seine Mails, seinen Kalender und auf sein Google Drive zugreifen, wo ebenfalls essentielle Dokumente abgelegt sind und geshared werden können. Zu guter Letzt kann man auch auf die eigenen Lesezeichen und Website-Zugänge im Google Chrome Browser von überall aus zugreifen.
Interne Kommunikation ist wichtiger denn je
An unserem wöchentliches Jour Fixe am Montagvormittag nehmen normalerweise nur alle MitarbeiterInnen teil, welche an laufenden Projekten beteiligt sind. In Zeiten von COVID-19 begrüßen wir uns allerdings ALLE im Zoom-Videocall, weil wir uns aktuell sonst auch nicht sehen. Dazu aktivieren wir auch unsere eingebauten Kameras oder Webcams, was sonst nicht sooft der Fall ist.
Außerdem verwenden wir Slack für die informelle Kommunikation. Wer in der Früh seinen Rechner hochfährt, wünscht den KollegInnen einen guten Morgen – so wie dies auch im echten Büro der Fall wäre. Auf diese Weise bekommen andere ein Gefühl dafür, ab wann jemand erreichbar ist, Mittagspause macht oder den Rechner am Abend wieder herunterfährt.
Social Distancing = Videomeetings
Weil ich Zoom bereits erwähnt habe. Durch unsere internationale Geschäftstätigkeit verwenden wir für virtuelle Meetings (beispielsweise mit Partnern aus den USA) schon seit Jahren Zoom – dabei handelt es sich um einen Mitbewerber von Skype, der sich allerdings auf Unternehmen spezialisiert hat sowie unserer Meinung nach die beste Sprachqualität bietet.
In 95% aller Fälle müssen wir daher keine physischen Meetings absagen, sondern können diese ganz einfach in Videomeetings umwandeln. Denn so gut wie jeder hat entweder ein Notebook mit Mikrofon, ein Headset oder irgendwelche Ohrhörer von Smartphones bei sich.
Fokussiertes Arbeiten
Auch daheim muss man nicht ständig erreichbar sein. Es gibt bestimmte Arbeiten, welche man so fokussiert wie möglich erledigen sollte. Und dafür ist auch im Homeoffice nicht jede(r) ständig für Telefonate oder Videocalls erreichbar oder antwortet binnen weniger Minuten auf eine E-Mail. Auch hier spielt Kommunikation wieder eine große Rolle: eine kurze Info auf Slack und der richtige Status in 3XC helfen den KollegInnen dabei, einschätzen zu können ob bzw. wie lange man nicht erreichbar ist. Wer ständig erreichbar ist, wird auf Dauer nicht mehr zwischen Arbeit und Freizeit unterscheiden können.
Zwischendurch eine Pause – auch zuhause
Niemand erwartet, dass man im Homeoffice durchgehend erreichbar ist oder nonstop arbeitet. Auch daheim sollte man sich regelmäßig die Füße vertreten, einen Kaffee holen und auch informell mit KollegInnen quatschen. Bei MONOBUNT verwenden wir sowohl Slack als auch unsere WhatsApp-Gruppe um uns über Dinge abseits des Firmenalltags zu unterhalten. Außerdem kann man im Homeoffice endlich jene Musik hören, welche bei KollegInnen sonst nicht so gut ankommt. Wichtig ist vor allem, dass man sich wohl fühlt und das eigene Arbeitsumfeld optimiert.
Zusammenfassung: MONOBUNT #bleibtzuhause
Eines habe ich noch vergessen: aktuell ist es durch die Schließung von stationären Geschäften für unsere Kunden besonders wichtig ist, im WWW verkaufen zu können. Es können aber immer wieder technische Probleme auftreten. Für diesen Fall haben wir ohnehin klar definierte Prozesse durch unser Supportsystem.
Wir wissen zum aktuellen Zeitpunkt nicht, wie lange die COVID-19-Krise andauern wird. Es sind zumindest noch einige Wochen, können aber auch Monate werden. Das monobunte Team ist jedenfalls gut gerüstet und kann die aktuellen Workflows aufrecht erhalten bzw. weiter optimieren. Wir hoffen, dass alle gesund sind und gesund bleiben. Zusammen schaffen wir das! #stayathome #bleibtzuhause
